Gestion électronique
de documents
GAGNEZ DU TEMPS ET DE L’ARGENT
Qu’il s’agisse de factures clients ou fournisseurs, de contrats, de notes de frais ou encore de bulletins de salaire… avec lesquels vous avez besoin de créer une piste d’audit fiable, une signature électronique, ou encore de créer des tableaux de reporting, d’automatiser vos processus et d’archiver en toute sécurité.
Il existe une différence structurelle entre les opérations à effectuer sur le flux documentaire (les documents qui circulent et viennent enrichir les dossiers), et celui du stock documentaire (documents ne nécessitants plus de traitement et contenus dans des dossiers archives).
Un document contenu dans le flux de travail donc toujours en cours de traitement possède des caractéristiques fondamentalement différentes de celles de ce même document s’il est déjà archivé.
- Reconnaître automatiquement les informations contenues sur les documents
- Extraire des données spécifiques
- Créer un processus de validation numérique
- Intégrer les écritures dans les logiciels de comptabilité et ainsi éviter la saisie et tout risque d’erreur
- Dématérialiser vos factures en conformité avec la loi sur la facturation électronique devenue obligatoire à ne pas confondre avec l’envoie des factures en pièces jointes d’un simple mail.
EXPLOITER
Un document au sein de Zeendoc, c’est une information qui vit. Vous pouvez le commenter, mettre en place un processus de circulation ou de validation par les personnes concernées, créer des alertes de relance ou de paiement.
Travail collaboratif
Gestion des accès et des droits
liaison des documents
note/tampon
versionning/historique
partage de documents
transfert de fichiers lourds
workflow documentaire
classer
Quelle que soit la source du document, e-mails, fichiers électroniques, documents papiers, vos documents sont analysés et classés dans une base d’information unique
lad/rad
analyse et gestion des métadonnées
indexation documents
classement automatique
Automatiser
L’Automatisation de vos tâches répétitives vous évite la saisie et tout risque d’erreur : génération d’écritures comptables, validation de facture fournisseurs, envoi de factures clients, comparaison d’écritures comptables ou bancaires, circuit de validation de notes de frais ou de procédures…
collecte automatique des factures
rapprochement commande/facture
automatisation de la saisie en comptabilité
dossier unique par fournisseur
génération de virement sera
ARCHIVER
La numérisation permet de mettre en sécurité le patrimoine des entreprises et de valoriser ses informations. Chaque document entrant et horodaté et converti dans le format pdf/a avec un contrôle d’intégrité lors du dépôt.
tous navigateurs
utilisateurs illimités
service cloud
mises à jour incluses
sauvegarde incluse
pdf/a
Zeendoc est donc la solution de gestion et de valorisation de l’information qui permet de gagner
en productivité en supprimanttout le temps perdu en recherche de fichiers, dossiers et autres classeurs.
Plus aucune tâche chronophage !
DU DOCUMENT à l'information EN TOUTE SÉCURITÉ
